Realizar a revisão fiscal preventiva dos arquivos apresentados é atuar de maneira pró-ativa, agindo antes que a empresa seja intimada pelo Fisco para esclarecer/retificar arquivos com problemas como:
- Omissões de entrada e omissão de saída;
- Itens com saldo negativo;
- Divergência entre saldo declarado e apurado;
- Códigos duplicados;
- Controle impreciso de produtos da mesma família, dentre outros.
Todos esses problemas podem ser eletronicamente detectados pela fiscalização através das notas fiscais eletrônicas, quando o empresário envia o inventário e movimento de entrada e saída, ou seja, são itens facilmente verificáveis e, portanto, de alto risco para aplicação de penalidades, quando inconsistentes ou divergentes.
Mas qual o tamanho dessa penalidade?
De acordo com a nova redação do art. 57 da Lei nº 12.873/2013, além da penalidade de R$ 1.500,00 para cada mês calendário que forem encontradas informações incorretas, ainda incidirá multa de 3% sobre o valor das operações comerciais realizadas em cada mês.
Exemplificando:
Uma empresa que fature em média R$ 100.000,00 e tenha apresentado declarações com algum tipo de incorreção na estrutura do arquivo, além de informações imprecisas com relação ao estoque, por exemplo, divergência entre saldo apurado e declarado.
Nesse caso, a empresa estará sujeita a aplicação de multa de 1.500 reais por cada mês que forem encontrados erros, além de 3% sobre as operações do mês, isso somente da esfera federal!
Se essa mesma empresa apresentar meros 5 erros por mês (o que não é alto considerando o faturamento) ao final de um ano já teríamos uma penalidade em potencial de R$ 18.000,00, referente ao inciso, letra “b” do artigo 57, além de R$ 36.000,00 referente ao inciso III, letra “a” do mesmo artigo. Se calcularmos isso considerando o prazo prescricional de 5 anos, podemos chegar a absurdos R$ 270.000,00!
Os erros relatados acima nem sempre são erros humanos, isto é, os erros passiveis de penalização pelo Fisco podem ser originar de uma falha sistêmica interna ou externa, ou até mesmo decorrerem da própria cadeia produtiva, como por exemplo fornecedores que classificam os produtos vendidos com o NCM errado.
Por tudo isso, uma auditoria digital prévia nos arquivos de estoque que serão apresentados é de suma importância, pois elimina o risco de erro humano, apontando previamente as informações inconsistentes, inexatas ou incompletas.